Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File-file bisnis yang tersusun rapih dalam komputer tidak hanya memudahkan anda, tapi juga membuat anda dan karyawan bekerja lebih efisien.

Berikut adalah 9 tips dalam pengelolaan file di komputer anda:

1. Buat Folder Khusus

Buatlah satu folder khusus untuk menyimpan file-file bisnis. Anda bisa membuatnya di mana saja asal mudah diingat dan memiliki freespace yang memadai, misalnya di C:\MYBUSINESS atau D:\USAHAKU.

Namun demikian, saya tidak menyarankan untuk membuat folder khusus ini di mana folder Windows juga berada (biasanya C:\WINDOWS).  Ini dimaksudkan untuk menghindari skenario-terburuk di mana instalasi Windows menjadi rusak dan membutuhkan format ulang.

Komputer saat ini umumnya membagi harddisk menjadi beberapa bagian (partisi). Sehingga anda mempunyai drive C:, D:, E:, dan seterusnya. Maka bila instalasi Windows anda berada di drive C:, maka buatlah folder khusus di drive D: atau E:.

2. Buat Sub-Folder dalam Folder Khusus

Setelah anda membuat folder khusus di atas, maka buatlah lagi folder-folder di dalam folder khusus tadi berdasarkan pengelompokkannya. Misalnya folder Invoice untuk menyimpan file-file invoice anda. Begitupula dengan folder Akuntansi, untuk menyimpan file-file yang berhubungan dengan akuntansi usaha anda.

Akan lebih baik jika anda membagi lagi folder-folder tadi berdasarkan tahun. Contoh, dalam folder Invoice, anda buat lagi folder berdasarkan tahunnya misalnya 2008, 2009, 2010. Dengan demikian anda dapat dengan mudah mencari invoice sesuai tahun yang dimaksud.

Namun demikian, jika usaha anda masuk dalam kelompok penyedia jasa seperti konsultan, maka saya sarankan untuk membagi folder berdasarkan nama klien.

Contoh, folder Invoice dibagi berdasarkan Klien A, Klien B, dan Klien C. Baru kemudian anda buat lagi folder di Klien A berdasarkan tahun, 2008, 2009, 2010. Begitu pula dengan folder Klien B dan C dan seterusnya.

3. Gunakan Standar Penamaaan yang Baku

Buatlah penamaan baku untuk file-file bisnis anda, seperti misalnya dengan memberikan kode. Contoh, kode Invoice dengan INV, proposal dengan PROP, surat menyurat dengan SRT, dan sebagainya. Letakkan kode-kode ini pada setiap file yang anda simpan.

Saya ilustrasikan:

• INV-No1200-040410 adalah file Invoice nomor 1200 tanggal 04 April 2010.
• SRT-PTLangitUtama-050310 adalah file Surat kepada PT. Langit Utama tertanggal 05 Maret 2010

Sosialisasikan standar penamaan ini kepada para karyawan sehingga terdapat keseragaman di seluruh file yang tersimpan.

4. Buat Template

Template adalah cetak dasar untuk file-file yang sering anda buat. Misalnya untuk surat keluar. Dalam template surat keluar anda membuat format dasarnya dan untuk menggunakannya tinggal mengisi space-space yang sudah disediakan.

Misalnya seperti ini:

Kepada Yth. <Nama Penerima>
Perkenalkan nama saya <Nama Karyawan> dari PT. Sigma Rosa. Dalam kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengenalkan <Nama Produk>…

Dengan menggunakan template, anda meminimalisir kesalahan (file-ter-overwite) yang umumnya disebabkan oleh menekan tombol save tanpa sadar. Sehingga kalaupun ada kesalahan, maka yang ter-ovewrite adalah file template, dan bukan file yang sudah ada data penting didalamnya.

5. Biasakan “Save As”

Ada kalanya anda membuka file yang sudah terisi data yang sesuai sehingga anda tidak perlu memulainya dari awal. Nah, untuk menghindari kesalahan overwrite, maka biasakanlah menyimpan dengan “Save As” (menu File-Save As).

6. Compress File Lama

Untuk menghemat space harddisk, anda bisa meng-compress file-file lama misalnya dengan membuat file zipnya. Selain bisa menghemat space, file yang di-compress bisa membuat folder terlihat lebih rapih.

Selain dalam format ZIP anda juga bisa membuat dalam format RAR (tergantung selera).

Jangan lupa untuk memberikan nama file yang sudah di-compress dengan nama yang mudah dimengerti.

7. Defragmentasi

Seiiring berjalannya waktu, file yang tersimpan dalam harddisk akan “tercecer” (fragmented), sehingga memakan waktu lebih lama untuk diakses dan beresiko untuk menjadi rusak.

Defragmentasilah harddisk anda secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

8.  Gunakan View-Details dan Show Extension di Windows Explorer

Secara default, Windows Explorer menampilkan file dalam bentuk Thumbnail. Walau setting ini terlihat bagus, namun mempunyai beberapa kelemahan seperti tidak tahu extension, tidak tahu ukuran file, dan rentan dengan virus yang menyamar.

Untuk itu, saya menyarankan untuk merubah setting Windows Explorer anda menjadi View-Details dan Show Extension.

• Buka Windows Explorer.
• Untuk merubah View menjadi Details, klik menu View – Details. Maka file akan terlihat secara rinci.
• Untuk menampilkan extension, klik menu Tools – Folder Options. Setelah itu klik Tab “View” dan kemudian uncheck Hide Extensions for known file types.

Setelah itu, klik tombol Apply to All Folders. Pilih Yes ketika muncul pertanyaan.

9. Backup Secara Rutin

Salah satu hal terpenting dalam pengelolaan file adalah membackup. Backup bertujuan agar anda memiliki file cadangan yang serupa sehingga ketika terjadi kegagalan sistem komputer, file anda tetap aman.

Membackup dapat dilakukan dengan berbagai cara. Yang paling mudah adalah mengcopy file ke flashdisk. Sedangkan yang paling ideal menurut saya adalah mengcopy file bisnis anda ke dalam CD-ROM.

Selain mengcopy ke media penyimpanan seperti flashdisk atau CD-ROM, anda juga bisa mengirimkan file backup ke email account anda seperti di Gmail. 

Saat ini Gmail menyediakan sekitar 7 gigabyte space secara gratis (dan terus bertambah). Space ini bisa anda manfaatkan sebagai sarana penyimpanan file.

Caranya mudah, tulis dan kirim email ke alamat Gmail anda sendiri dan upload file backup sebagai attachment (saat ini besar file maksimum yang diijinkan Gmail adalah 25 MB). Hal yang perlu diingat dengan metode ini adalah untuk selalu menjaga kerahasiaan password Gmail anda.

Apapun teknik backup anda, pastikan dilakukan secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

* * *

Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File yang tersimpan rapih dan baik akan memudahkan anda dan karyawan anda bekerja lebih efisien.

Demikian pula dengan file-file yang tersimpan dalam komputer. Jika dikelola dan simpan secara teratur, maka akan membuat anda menjadi lebih nyaman untuk menjalankan usaha.

Related posts:

1. 3 Hal Mudah Mengelola Keuangan Usaha Lancarnya sebuah usaha akan banyak bergantung kepada pengelolaan keuangan yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Rasanya tidak mungkin bagi sebuah usaha untuk beroperasi tanpa bantuan komputer. Bagi usaha rumahan, menggunakan komputer akan terasa lebih mudah dengan rangkaian software yang sesuai dengan kebutuhan usaha.

Artikel ini saya tulis berdasarkan pengalaman mengelola Rumah Yogurt. Selain itu, tulisan ini juga berdasarkan hasil saya mencoba dan mempelajari banyak software opensource ataupun freeware.

Berikut adalah empat software essensial untuk usaha rumahan anda:

1. Software Komunikasi

Software komunikasi yang saya maksud adalah software berbasis Internet. Bagi usaha rumahan, Internet merupakan medium yang murah, cepat, dan efektif untuk promosi, penjualan, dan untuk mendapatkan customer baru.

Software komunikasi yang dibutuhkan usaha rumahan adalah:

• Browser, yaitu untuk membuka situs-situs di web. Browser yang cocok untuk usaha rumahan adalah Mozilla Firefox atau Google Chrome. Firefox kaya akan add-ins (software pelengkap) untuk membuat browsing lebih mudah. Sedangkan Google Chrome menawarkan kecepatan dan kesederhanaan dalam menjelajahi Internet. Firefox dapat diunduh di sini, sedangkan Chrome di sini.
• Instant Messaging, yaitu untuk percapakan pribadi secara real-time. Instant messaging yang populer adalah Yahoo! Messenger. Ada pula MSN Messenger, atau malah Facebook. Namun semuanya berdiri sendiri. Akibatnya malah menyulitkan pengguna karena harus membuka beberapa aplikasi sekaligus. Untuk itu saya memilih Pidgin. Karena dengan Pidgin, kita bisa online di Yahoo!, MSN, Google Talk, dan Facebook sekaligus tanpa harus membuka satu per satu aplikasinya. Bagi yang memilik komputer yang lebih mutakhir (1-2 GB RAM), bisa menggunakan Digsby yang mirip dengan Pidgin namun lebih cantik dari segi penampilan. Pidgin dapat diunduh di sini dan Digsby di sini.
• Email, untuk keperluan surat-menyurat. Dari sekian banyak pilihan email gratis, saya memilih Google Mail (Gmail), karena space yang besar, penggunaan yang mudah, dan bisa menggunakan POP3 server. Akses ke POP3 server memungkinkan anda untuk melakukan seluruh aktivitas email dari desktop menggunakan software seperti Mozilla Thunderbird atau Microsoft Outlook. 
• Blog, merupakan alat yang efektif untuk mengupdate info-info terbaru dari usaha kita. Selain itu kita juga bisa membuat website dengan cepat melalui layanan blog gratis seperti Wordpress, Blogspot, Blogsome, dan sebagainya. Namun untuk kemudahan modifikasi, carilah layanan yang berbasis Wordpress. Software dekstop-blogging yang terbaik saat ini adalah Windows Live  Writer (WLW). WLW memudahkan kita untuk menulis karena tidak perlu login ataupun membuka browser untuk memposting. Cukup lakukan seperti membuka aplikasi word processor biasa. WLW bisa di download di sini.

2. Software Pembuatan dan Manajemen Dokumen

Untuk membuat dokumen saya memilih OpenOffice, yang memiliki kemampuan mirip dengan Microsoft Office dengan harga yang jauh-jauh lebih murah, alias Gratis!

Yang biasanya menjadi kendala adalah besarnya file yang harus di download, sekitar 300 MB. Tetapi ini relatif bukan masalah, kita bisa minta tolong ke warnet atau teman yang memiliki koneksi Internet yang bagus untuk mengunduhnya.

Selain OpenOffice, saya juga menyarankan untuk mendownload FoxIt Reader, yaitu aplikasi untuk membuka file-file PDF. Jika menggunakan Adobe Acrobat, biasanya membutuhkan waktu lama karena ukurannya yang besar. FoxIt cukup ringan bila digunakan untuk sekedar membaca file PDF.

OpenOffice dapan diunduh di sini, dan FoxIt di sini.

3.  Software Akuntansi

Software akuntansi mungkin merupakan software yang paling dicari-cari oleh para pelaku usaha rumahan atau kecil. Sebenarnya banyak software akuntansi opensource atau gratisan (freeware) yang bisa dimanfaatkan oleh para pelaku usaha.

Kendala yang dihadapi umumnya adalah belum mengertinya para pelaku usaha rumahan tentang istilah ataupun metode akuntansi yang benar. Selain itu software akuntansi umumnya menggunakan bahasa Inggris, sehingga lebih mempersulit dalam mempelajarinya.

Namun demikian, kendala bahasa bukan berarti tidak bisa diatasi. Carilah teman atau saudara yang mengerti untuk membantu menterjemahkan.

Nah, untuk software akuntansi ada beberapa yang menjadi pilihan. Saya menyarankan GnuCash atau Express Accounting untuk pembukuan yang lebih mutakhir. Sedangkan untuk pembukuan sederhana, saya menyarankan Express Accounts dan Express Invoice.

GnuCash adalah software akuntansi opensource yang telah menerapkan standar akuntansi yang baku. Sehingga kita tidak perlu ragu tentang keakuratan sistem pencatatannya. Begitu pula dengan Express Accounting, namun software ini menggunakan sistem flowchart untuk memudahkan.

Untuk pembukuan sederhana, Express Accounts sudah lebih dari memadai. Software ini juga telah menerapkan standar akuntansi yang baik. Sedangkan Express Invoice merupakan software untuk manajemen tagihan kita ke customer.

GnuCash dapat di download di sini, Express Accounting di sini, dan Express Accounts dan Express Invoice bisa didapatkan di sini.

4. Anti Virus

Dalam pandangan saya, pemilihan software antivirus lebih banyak dipengaruhi oleh selera, karena dari sisi fitur, hampir seluruh software anti-virus sudah memiliki kemampuan yang relatif sama dan mumpuni. Sekarang tinggal anda yang memilih anti-virus mana yang paling nyaman anda gunakan.

Saya menggunakan Avast!, dan menurt saya sudah mencukupi. Tapi ada juga yang bilang bahwa Avira atau AVG lebih bagus. Nah, pada akhirnya akan kembali lagi kepada kita.

Hal yang terpenting bagi usaha rumahan adalah software-software tersebut menawarkan perlindungan yang baik dengan harga yang baik pula, alias gratis. Sedangkan “kewajiban” kita adalah untuk memastikan anti-virus kita selalu up-to-date.

Untuk mendapatkan Avast! kita bisa downloadnya di sini, Avira di sini, dan AVG di sini.

* * *

Demikian empat software esensial yang bisa dimanfaatkan oleh para pelaku usaha rumahan untuk lebih bisa produktif dalam mengeloka usahanya. Jika ada yang ingin melengkapi atau punya pendapat lain, silakan memberikan komentarnya di bawah.

Happy computing! 

No related posts.

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Para pemilik blog tentunya menginginkan blognya sukses. Ukurannya bisa macam-macam, seperti banyak pengunjungnya, menghasilkan uang, terlihat bagus, dan sebagainya. Namun dibalik semua itu, kesuksesan sebuah blog pada dasarnya bergantung pada satu hal, yaitu penulisan (copywriting).

Copywriting menjadi penting ketika blog anda digunakan sebagai medium penyebaran informasi dan sekaligus sebagai alat promosi produk atau layanan yang anda miliki.

Apa itu sebenarnya copywriting? Menurut situs Become a Blogger, copywriting adalah kemampuan untuk menyusun kata-kata yang membuat orang ingin terus membaca tulisan kita, sekaligus, membuat orang itu terbujuk untuk melakukan hal-hal yang kita minta dalam tulisan tersebut.

Untuk itu, ada sebuah  formula yang terbukti efektif yang akan membuat blog anda menjadi lebih baik.

Formula tersebut adalah AIDCA. AIDCA adalah singkatan dari Attention (Perhatian), Interest (Minat), Desire (Keinginan), Conviction (Keyakinan), dan Action (Tindakan).

Sekarang mari kita telaah lebih jauh mengenai formula di atas:

1. Attention (Perhatian)

Hal pertama dalam setiap penulisan artikel blog adalah mencari perhatian. Caranya? Dengan menulis judul yang “powerful” dan penuh manfaat.

Pernahkah anda melihat judul-judul artikel yang begitu bombastis sehingga anda tertarik untuk membaca lebih jauh? Judul-judul tersebut dibuat tidak lain untuk mendapatkan perhatian anda.

Menggunakan judul yang bombastis boleh-boleh saja. Namun ingat, hal tersebut harus mempunyai kebenaran dan memberikan manfaat kepada pembaca anda. Kalau tidak? Kredibilitas anda sebagai penulis bisa diragukan karena dianggap telah berbohong.

Tidak ada ketentuan-ketentuan khusus untuk membuat sebuah judul yang powerful. Sebagai panduan umum, sebuah judul jangan terlalu pendek ataupun terlalu panjang. Selain itu, buatlah judul yang  to-the-point.

2. Interest (Minat)

Setelah mendapatkan perhatian, langkah berikutnya adalah membuat para pembaca tertarik untuk menelusuri tulisan anda lebih jauh. Penulisan pada bagian ini boleh dibilang ada “seninya” tersendiri. Penulisan yang efektif biasanya membuat pengunjung merasa harus untuk terus membaca.

Gideon dan Yaro dari situs Become a Blogger mengatakan, untuk menarik minat pengunjung, salah satu cara terbaik adalah dengan bercerita. Tapi ingat, cerita yang dimaksud bukanlah sekedar cerita.

Tujuan menuliskan cerita ada tiga, yaitu:

• Menarik pengunjung blog anda secara emosional (membuat penasaran, ingin tahu, dsb.)
• Memberitahukan masalah atau isu yang anda coba selesaikan
• Memberikan “kisi-kisi” solusi dari permasalahan atau isu yang anda coba selesaikan tersebut.

3. Desire (Keinginan)

Setelah berhasil mendapatkan perhatian dan menarik minat pembaca, langkah berikutnya adalah mencari cara untuk membuat pembaca menginginkan produk atau layanan yang anda sampaikan.

Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan bullet points, dimana anda sebutkan berbagai keuntungan yang bisa didapatkan dari solusi yang anda tawarkan.

Tapi ingat, untuk tidak membuat bullet points yang isinya hanya menceritakan fitur atau keunggulan. Tapi ceritakanlah keuntungan yang didapatkan dari setiap fitur yang dimiliki oleh produk atau layanan anda. Terutama keuntungan “emosional” yang akan didapatkan oleh para pembaca.

Sebagai contoh, sebut saja saya menawarkan layanan pembuatan dan pengelolaan blog. Salah satu fitur layanan tersebut adalah penulisan konten blog.

Keuntungan dari fitur tersebut adalah, pemilik blog tidak perlu bersusah payah menulis blog, cukup menceritakan kisahnya kepada saya, dan saya akan menuliskan cerita tersebut sebagai sebuah koten diblognya.

Jika dalam layanan tersebut saya hanya menulis,

“… layanan pembuatan dan pemeliharaan blog ini juga memberikan jasa penulisan konten blog”

maka pembaca akan berpikir “terus kenapa?” atau dalam kepalanya hanya bilang “Oo.. Oke”. Bedakan persepsi yang anda dapatkan kalau saya menulis,

“… layanan pembuatan dan pemeliharan blog ini juga memberikan jasa penulisan konten blog, sehingga anda tidak perlu susah dan tidak perlu repot mengisi blog anda. Cukup ceritakan apa yang ingin anda ekspresikan, dan saya akan menulisnya menjadi sebuah koten di blog anda. Anda seperti punya penulis pribadi!”

4. Conviction (Keyakinan)

Saat ini pembaca sudah setia membaca tulisan anda, sekarang mereka menginginkan bukti. Bukti bahwa anda tahu apa yang anda katakan dan bukti bahwa produk atau layanan anda memang memberikan hasil seperti yang anda katakan.

Bagaimana caranya? Cara termudah adalah menulis testimonial dari pengguna produk atau layanan anda sebelumnya. Ini adalah cara paling efektif untuk memberikan keyakinan kepada pembaca anda.

Cara lainnya adalah memberikan jaminan uang kembali. Dengan kata lain, berikan jaminan bahwa anda akan mengembalikan uang yang sudah dibayarkan  jika pengguna ternyata tidak puas dengan produk atau layanan yang anda berikan.

5. Action (Tindakan)

Sekarang tiba waktunya mengajak pembaca untuk mengambil tindakan. Di bagian ini tidak perlu menulis terlalu panjang. Cukup beberapa kalimat saja. Tapi ingat, anda harus spesifik tentang apa yang harus dilakukan oleh pembaca anda.

Ambil contoh layanan pembuatan dan pengelolaan blog saya di atas. Saya tidak perlu menulis terlalu panjang, tapi bisa dengan menulis,

Daftar sekarang melalui email di adityafaja[at]gmail.com atau telepon 0817-634-1498  untuk mendapatkan 5 penulisan konten blog (setara dengan Rp20,000), GRATIS!

* * *

Kunci keberhasilan sebuah blog pada dasarnya terletak pada penulisan konten blog itu sendiri, terlebih jika blog tersebut digunakan sebagai medium penyebaran informasi dan sekaligus sebagai alat promosi produk atau layanan usaha anda.

Salah satu kunci keberhasilan dalam penulisan blog adalah AIDCA. Dengan menerapkan AIDCA, saya yakin blog anda bisa menjadi lebih baik lagi. Selain itu, juga akan membuka kesempatan yang lebih luas bagi perkembangan dan usaha anda.

Selamat menulis!

PS: Kalau tidak mau menulis, cukup hubungi saya dan ceritakan keinginan anda. Saya akan mengubahnya menjadi sebuah konten di blog anda. Anda seperti punya penulis pribadi!

Related posts:

1. Ukuran Sukses Kata sukses tentunya sudah sering kita dengar. Sukses merupakan keberhasilan...
2. Menulis Kembali Hmm… rasanya sudah lama sekali saya tidak menulis di sini....

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Sering saya temui usaha-usaha kecil yang mempunyai domain sendiri tapi ketika saya lihat  alamat emailnya, mereka malah menggunakan jasa email gratis seperti Yahoo Mail, Hotmail, ataupun Gmail. Dari sisi bisnis hal ini tentunya memberikan kesan yang kurang profesional.

Seyogyanya, ketika kita mempunyai domain sendiri, maka alamat email kitapun mengikutinya. Misalnya kita punya domain www.usaha-saya.com, maka email kita contohnya menjadi sales@usaha-saya.com.  Selain terlihat lebih profesional, alamat email seperti ini memberikan konsistensi yang selaras dengan domain bisnis kita.

Saya menduga faktor teknis menjadi penyebab utama “ketimpangan” antara nama domain dan alamat email ini. Selain ketidaktahuan, faktor space yang disediakan jasa web hosting juga terbatas. Sehingga kalaupun alamat emailnya sinkron dengan nama domain, tapi space yang tersedia sangatlah terbatas.

Nah, kali ini saya ingin memberi tahu cara mensetup alamat email yang sinkron dengan nama domain sekaligus mempunyai space yang sangat besar (7 GB – menggunakan Google Apps).

Setelah kita membeli nama domain, sebut saja www.usaha-saya.com, maka langkah selanjutnya adalah mendaftar di  Google Apps Standard Edition. Kenapa? Karena edisi ini adalah edisi gratis dari Google yang tentunya sangat cocok dengan usaha kecil.

PERHATIAN: Jika sebelumnya anda menggunakan email space (tempat penyimpanannya) di webhosting, pastikan membackup email tersebut sebelum melakukan perubahan dengan Google Apps.

Lengkapilah pendaftaran Google Apps. Hal yang perlu diperhatikan adalah:

• Di halaman I want to use an existing domain name, pilihlah Administrator: I own or control this domain
• Di halaman berikutnya pada bagian Organization information – Does your organization currently provide email accounts? pilih No

Nah, setelah semuanya lengkap, langkah berikutnya adalah mensetup Google Apps kita.

• Login ke Google Apps (www.google.com/a)
• Cari link Manage this Domain. Kemudian pada Service Settings klik Email.
• Klik Change URL. Pilih Custom dan masukkan alamat email yang kita inginkan. Misalnya saja http://mail.usaha-saya.com.

Langkah berikutnya adalah membuat CNAME records di domain kita. Hubungi web hosting provider anda (tempat anda mendaftarkan domain), dan mintalah rubah CNAME recordnya seperti ini:

• mail.usaha-saya.com cname ghs.google.com (ganti ‘usaha-saya.com’ dengan nama domain anda sendiri)
• Jika anda ingin memanfaatkan layanan Google Apps lainnya, makas mintalah sekalian rubah CNAME sesuai service yang diinginkan. Misalnya calendar.usaha-saya.com cname ghs.google.com

Setelah CNAME record sudah dirubah, berikutnya adalah merubah MX Record. MX Record berfungsi untuk memberitahu server email mana yang digunakan, dalam hal ini adalah server email milik Google. Caranya:

• Masuk ke CPANEL, lalu cari MX Entry pada kolom Mail.
• Masukan record baru dengan Priority 0 (nol) dan Destination aspmx.l.google.com. Jika sudah ada sebelumnya yang prioritas 0 (nol), hapuslah terlebih dahulu, baru masukkan entry yang baru tadi.

Nah, setelah semuanya siap. Berikutnya adalah menambahkan user pada Google Apps. Caranya:

• Login ke Google Apps (www.google.com/a)
• Cari link Manage this Domain. Kemudian klik User and Groups – Create a New User.
• Jika ingin, jangan lupa untuk menset password selain password yang disediakan Google.

Setelah semuanya dilengkapi, anda sudah bisa menggunakan alamat email yang sesuai dengan nama domain yang anda miliki. Bisnis andapun terlihat lebih profesional.

Pada Google Apps Standard Edition, anda bisa menambahkan sampai dengan 200 (user) dan masing-masing user mendapat space 7GB. Jumlah yang lebih dari cukup untuk sebuah usaha kecil.

Untuk login ke mail tinggal mengetik mail.usaha-saya.com di browser, dan berikutnya sama seperti menggunakan gmail.

Selamat mencoba!

No related posts.

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Seperti pengusaha besar, pengusaha pun kecil semakin bergantung dengan alat komunikasi ini. Terlebih-lebih jika kita sering mobile dan membutuhkan komunikasi konstan dengan konsumen kita. Maka tak ayal lagi, handphone menjadi kebutuhan dasar kita dalam berbisnis.

Pertanyaannya sekarang adalah, handphone jenis apa yang sebaiknya dimiliki pengusaha kecil?

Berikut adalah tips saya dalam memilih handphone untuk usaha kecil:

1. Fungsi
Handphone pada intinya adalah sebuah alat komunikasi. Oleh karenanya, fitur-fitur yang terdapat dalam sebuah handphone harus bisa mempermudah kita dalam berkomunikasi dengan konsumen ataupun vendor.

Pemilihan fitur sendiri akan bergantung pada aktivitas komunikasi antara kita dengan pihak luar.

Jika aktivitas kita lebih banyak melibatkan percakapan dan sms, maka pilihlah handphone yang punya address book yang besar dan kemampuan menyimpan sms yang banyak. Dan apabila aktivitas komunikasi kita juga melibatkan akses ke Internet, seperti e-mail, instant messaging, dan sebagainya, maka carilah handphone yang memiliki fitur-fitur tersebut.

Namun demikian patut diingat bahwa sebagian besar masyarakat kita masih menggunakan handphone sebatas sms dan panggilan. Oleh karenanya, pertimbangkan dengan baik fitur-fitur lainnya seusai kebutuhan, karena biasanya, ketersediaan fitur berhubungan langsung dengan harga.

Saya pribadi menyarankan handphone untuk pengusaha kecil dengan fitur sebagai berikut:

1. Kapasitas penyimpanan kontak (address book) dan SMS yang besar (minimum 250 untuk address book dan 50 untuk SMS).
2. Tombol yang agak besar, untuk memudahkan kita menggunakan handphone tersebut.
3. Layar yang cukup, dalam artian kita tidak kesulitan membaca tulisan yang tertera.
4. Speakerphone, supaya bisa lebih jelas kalau menelepon dalam keramaian.
5. Kamera dengan resolusi minimum 1.3 MP untuk mengambil gambar-gambar penting secara cepat.
6. Bluetooth, untuk memindahkan data dari handphone ke computer.

Enam fitur di atas dapat ditemui pada handphone di kisaran 1-1.5 juta rupiah. Harga yang masuk akal untuk usaha kecil. Jila ingin berhemat lagi maka ambilah handphone dengan resolusi kamera lebih rendah ataupun tanpa kamera.

2. Masa Pakai
Masyarakat kita sudah terbiasa untuk gonta-ganti handphone setiap kali model baru keluar. Kebiasaan ini umumnya disebabkan oleh kecenderungan impulsive konsumen yang mudah terpengaruh iklan ataupun godaan lainnya.

Bagi pengusaha kecil, kecenderungan impulsive seperti di atas harus dikurangi atau kalau mungkin dihilangkan. Karena mereka yang begitu biasanya tidak berpikir realistis dan lebih mementingkan gaya.

Nah, sebagai pengusaha, kita sebaiknya lebih mengedepankan fungsi dibandingkan gaya. Gunakanlah handphone minimum satu tahun sebelum memutuskan untuk menukarnya yang baru (kecuali mendesak).

3. Tampilan
Berhemat bukan berarti harus tampil murahan. Untungnya sekarang banyak handphone dikisaran satu juta ke bawah yang punya tampilan menawan. Pilihlah handphone yang memiliki tampilan cukup baik dan relatif bisa diterima semua kalangan.

4  Harga vs Budget
Sebelum berangkat mencari handphone, sepakatilah dulu dengan diri sendiri budget yang boleh digunakan untuk membeli. Dengan demikian alokasi pengeluaran sudah sesuai dengan perhitungan dan kemampuan bayar kita.

Hindari untuk memaksa beli yang lebih “canggih” kalau kondisi beli kita belum memungkinkan. Apalagi kalau sampai membuka hutang baru (kartu kredit).  Menurut saya yang terjadi nantinya adalah sebuah pemborosan.

* * *

Handphone sudah menjadi kebutuhan masyarakat modern, termasuk di dalamnya para pengusaha kecil. Handphone sudah seharusnya memudahkan kita berkomunikasi dengan konsumen ataupun dengan vendor melalui fitur-fitur yang dimilikinya.

Bagi pengusaha kecil, pemilihan handphone haruslah dilandasi oleh pertimbangan rasional dan bukan keinginan impulsive semata. Buatlah budget dan commit dengan budget tersebut sebelum memutuskan untuk membeli sebuah handphone baru.

Dengan demikian, kebutuhan kita untuk berkomunikasi tetap bisa terpenuhi, dan kondisi keuangan pun bisa sesuai dengan apa yang telah kita rencanakan.

Related posts:

1. 4 Software Esensial Untuk Usaha Rumahan Rasanya tidak mungkin bagi sebuah usaha untuk beroperasi tanpa...
2. Konsultasi Usaha Kecil di Mana Ya? Sebagai pelaku usaha kecil, saya suka membutuhkan masukkan-masukkan yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.