Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File-file bisnis yang tersusun rapih dalam komputer tidak hanya memudahkan anda, tapi juga membuat anda dan karyawan bekerja lebih efisien.

Berikut adalah 9 tips dalam pengelolaan file di komputer anda:

1. Buat Folder Khusus

Buatlah satu folder khusus untuk menyimpan file-file bisnis. Anda bisa membuatnya di mana saja asal mudah diingat dan memiliki freespace yang memadai, misalnya di C:\MYBUSINESS atau D:\USAHAKU.

Namun demikian, saya tidak menyarankan untuk membuat folder khusus ini di mana folder Windows juga berada (biasanya C:\WINDOWS).  Ini dimaksudkan untuk menghindari skenario-terburuk di mana instalasi Windows menjadi rusak dan membutuhkan format ulang.

Komputer saat ini umumnya membagi harddisk menjadi beberapa bagian (partisi). Sehingga anda mempunyai drive C:, D:, E:, dan seterusnya. Maka bila instalasi Windows anda berada di drive C:, maka buatlah folder khusus di drive D: atau E:.

2. Buat Sub-Folder dalam Folder Khusus

Setelah anda membuat folder khusus di atas, maka buatlah lagi folder-folder di dalam folder khusus tadi berdasarkan pengelompokkannya. Misalnya folder Invoice untuk menyimpan file-file invoice anda. Begitupula dengan folder Akuntansi, untuk menyimpan file-file yang berhubungan dengan akuntansi usaha anda.

Akan lebih baik jika anda membagi lagi folder-folder tadi berdasarkan tahun. Contoh, dalam folder Invoice, anda buat lagi folder berdasarkan tahunnya misalnya 2008, 2009, 2010. Dengan demikian anda dapat dengan mudah mencari invoice sesuai tahun yang dimaksud.

Namun demikian, jika usaha anda masuk dalam kelompok penyedia jasa seperti konsultan, maka saya sarankan untuk membagi folder berdasarkan nama klien.

Contoh, folder Invoice dibagi berdasarkan Klien A, Klien B, dan Klien C. Baru kemudian anda buat lagi folder di Klien A berdasarkan tahun, 2008, 2009, 2010. Begitu pula dengan folder Klien B dan C dan seterusnya.

3. Gunakan Standar Penamaaan yang Baku

Buatlah penamaan baku untuk file-file bisnis anda, seperti misalnya dengan memberikan kode. Contoh, kode Invoice dengan INV, proposal dengan PROP, surat menyurat dengan SRT, dan sebagainya. Letakkan kode-kode ini pada setiap file yang anda simpan.

Saya ilustrasikan:

• INV-No1200-040410 adalah file Invoice nomor 1200 tanggal 04 April 2010.
• SRT-PTLangitUtama-050310 adalah file Surat kepada PT. Langit Utama tertanggal 05 Maret 2010

Sosialisasikan standar penamaan ini kepada para karyawan sehingga terdapat keseragaman di seluruh file yang tersimpan.

4. Buat Template

Template adalah cetak dasar untuk file-file yang sering anda buat. Misalnya untuk surat keluar. Dalam template surat keluar anda membuat format dasarnya dan untuk menggunakannya tinggal mengisi space-space yang sudah disediakan.

Misalnya seperti ini:

Kepada Yth. <Nama Penerima>
Perkenalkan nama saya <Nama Karyawan> dari PT. Sigma Rosa. Dalam kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengenalkan <Nama Produk>…

Dengan menggunakan template, anda meminimalisir kesalahan (file-ter-overwite) yang umumnya disebabkan oleh menekan tombol save tanpa sadar. Sehingga kalaupun ada kesalahan, maka yang ter-ovewrite adalah file template, dan bukan file yang sudah ada data penting didalamnya.

5. Biasakan “Save As”

Ada kalanya anda membuka file yang sudah terisi data yang sesuai sehingga anda tidak perlu memulainya dari awal. Nah, untuk menghindari kesalahan overwrite, maka biasakanlah menyimpan dengan “Save As” (menu File-Save As).

6. Compress File Lama

Untuk menghemat space harddisk, anda bisa meng-compress file-file lama misalnya dengan membuat file zipnya. Selain bisa menghemat space, file yang di-compress bisa membuat folder terlihat lebih rapih.

Selain dalam format ZIP anda juga bisa membuat dalam format RAR (tergantung selera).

Jangan lupa untuk memberikan nama file yang sudah di-compress dengan nama yang mudah dimengerti.

7. Defragmentasi

Seiiring berjalannya waktu, file yang tersimpan dalam harddisk akan “tercecer” (fragmented), sehingga memakan waktu lebih lama untuk diakses dan beresiko untuk menjadi rusak.

Defragmentasilah harddisk anda secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

8.  Gunakan View-Details dan Show Extension di Windows Explorer

Secara default, Windows Explorer menampilkan file dalam bentuk Thumbnail. Walau setting ini terlihat bagus, namun mempunyai beberapa kelemahan seperti tidak tahu extension, tidak tahu ukuran file, dan rentan dengan virus yang menyamar.

Untuk itu, saya menyarankan untuk merubah setting Windows Explorer anda menjadi View-Details dan Show Extension.

• Buka Windows Explorer.
• Untuk merubah View menjadi Details, klik menu View – Details. Maka file akan terlihat secara rinci.
• Untuk menampilkan extension, klik menu Tools – Folder Options. Setelah itu klik Tab “View” dan kemudian uncheck Hide Extensions for known file types.

Setelah itu, klik tombol Apply to All Folders. Pilih Yes ketika muncul pertanyaan.

9. Backup Secara Rutin

Salah satu hal terpenting dalam pengelolaan file adalah membackup. Backup bertujuan agar anda memiliki file cadangan yang serupa sehingga ketika terjadi kegagalan sistem komputer, file anda tetap aman.

Membackup dapat dilakukan dengan berbagai cara. Yang paling mudah adalah mengcopy file ke flashdisk. Sedangkan yang paling ideal menurut saya adalah mengcopy file bisnis anda ke dalam CD-ROM.

Selain mengcopy ke media penyimpanan seperti flashdisk atau CD-ROM, anda juga bisa mengirimkan file backup ke email account anda seperti di Gmail. 

Saat ini Gmail menyediakan sekitar 7 gigabyte space secara gratis (dan terus bertambah). Space ini bisa anda manfaatkan sebagai sarana penyimpanan file.

Caranya mudah, tulis dan kirim email ke alamat Gmail anda sendiri dan upload file backup sebagai attachment (saat ini besar file maksimum yang diijinkan Gmail adalah 25 MB). Hal yang perlu diingat dengan metode ini adalah untuk selalu menjaga kerahasiaan password Gmail anda.

Apapun teknik backup anda, pastikan dilakukan secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

* * *

Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File yang tersimpan rapih dan baik akan memudahkan anda dan karyawan anda bekerja lebih efisien.

Demikian pula dengan file-file yang tersimpan dalam komputer. Jika dikelola dan simpan secara teratur, maka akan membuat anda menjadi lebih nyaman untuk menjalankan usaha.

Related posts:

1. 3 Hal Mudah Mengelola Keuangan Usaha Lancarnya sebuah usaha akan banyak bergantung kepada pengelolaan keuangan yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Sebagai pelaku usaha kecil, saya suka membutuhkan masukkan-masukkan yang dapat membantu saya dalam menjalankan dan mengembangkan usaha. Internet tentunya merupakan sarana utama bagi saya untuk mendapatkan informasi.

Namun sayangnya, agak sulit untuk menemukan situs-situs yang memberikan informasi manajemen UMKM. Kalaupun ada, biasanya jarang diupdate atau sekedar promo layanan saja.

Untungnya, saya menemukan beberapa situs (blog) yang cukup rajin diupdate. Situs-situs ini memberikan konsultasi sekaligus informasi tentang UMKM dan perkembangannya.

Mereka adalah:

Konsultan Sektor Riil & UMKM

Situs ini dikelola oleh Bpk. Deddy Edward. Beliau memberikan konsultasi gratis secara secara online bagi para pelaku UMKM dalam mengembangkan usaha (Capacity Building) serta dalam mendapatkan permodalan (Financial Access).  Selain itu, Bpk. Deddy juga memberikan pendampingan kepada pelaku UMKM di seluruh Indonesia.

Beliau bisa dihubungi melalui email deddyedward@gmail.com atau nomor HP 0813.1750.9838

Alamat situs: http://usaha-umkm.blog.com/

Konsultan Kewirausahaan dan Bisnis UKM

Situs ini dikelola oleh Bpk. Ulung Koeshendratmoko. Selain menjadi konsultan, beliau juga dosen di FE UNISRI Surakarta. Bpk. Ulung juga memberikan konsultasi manajemen yang strategis serta konsultasi ke akses permodalan.

Beliau bisa dihubungi melalui email di alamat koeshendrat@gmail.com dan koeshendratmoko@yahoo.co.id. Sedangkan nomor HPnya adalah 0856-473-10823.

Alamat situs: http://koesconsultant.blogspot.com/

Arasy Alimudin peduli UMKM

Situs ini dikelola oleh Bpk. Arasy Alimudin seorang pemerhati yang peduli akan dunia UMKM. Beliau mempunyai latar belakang pendidikan Doctoral (S3) di UNTAG, Surabaya, yang fokus pada dunia usaha kecil.

Dari situsnya, bisa kita dapati bahwa Bpk. Arasy adalah seorang yang begitu fokus pada pengembangan UMKM. Sekarang berperan sebagai pengisi acara Penyejuk Hati di Surabaya TV.

Beliau bisa dihubungi di alamat email arasybest@gmail.com

Alamat situs: http://arasyalimudin.blogspot.com/

Nah, ketiga situs tadi adalah situs-situs yang saya temukan di mana pengelolanya memberikan konsultasi dan pengembangan UMKM. Semoga situs-situs tersebut bisa terus ada sehingga bisa memberikan manfaat kepada pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah.

Related posts:

1. 4 Software Esensial Untuk Usaha Rumahan Rasanya tidak mungkin bagi sebuah usaha untuk beroperasi tanpa...
2. Alamat Email Dengan Nama Domain Sendiri Sering saya temui usaha-usaha kecil yang mempunyai domain sendiri...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Pengelolaan keuangan yang baik bukan berarti harus terlihat canggih ataupun menjadi mahal. Pengelolaan keuangan yang baik dapat dimulai dari tiga langkah sederhana, dan saya yakin, ini dapat dilakukan oleh seluruh pemilik usaha kecil ataupun rumahan.

1. Pisahkan Antara Keuangan Bisnis dan Keuangan Pribadi

Ketika kita memutuskan untuk terjun dalam dunia wirausaha, maka langkah finansial pertama yang ditempuh adalah memisahkan antara keuangan bisnis dan keuangan pribadi. 

Jika kita menggabungkan antara keuangan bisnis dan keuangan pribadi, maka hampir dapat dipastikan pemilik usaha akan menemui kesulitan ketika bisnisnya mulai berkembang. Hal ini dikarenakan oleh aliran dana (cashflow) yang tumpang tindih antara kepentingan bisnis dan kepentingan pribadi.

Pemisahan akun bisnis dan akun pribadi bertujuan untuk mencegah kesimpang-siuran tersebut. Selain itu, pemisahan akan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang kondisi finansial bisnis kita.

Untuk implementasinya, pemilik usaha bisa memulai dengan membuka akun tabungan yang berbeda. Tidak mengapa jika akun-akun tersebut masih atas nama pribadi. Yang penting keduanya terpisah. Satu untuk cashflow bisnis, dan yang satunya lagi untuk cashflow keuangan pribadi.

Jika membuka tabungan di bank belum memungkinkan, maka bisa juga dengan memisahkan keuangan bisnis dan keuangan pribadi dalam dompet/amplop yang berbeda. Untuk urusan bisnis, maka seluruh aliran dana disimpan/diambil dari dompet bisnis, dan untuk urusan pribadi, aliran dananya disimpan/diambil dari dompet khusus urusan pribadi.

2. Catat Setiap Transaksi Keuangan

Hal penting yang acapkali terabaikan adalah pencatatan transaksi keuangan bisnis. Saya akui bahwa mencatat setiap transaksi keuangan bisa menjadi hal yang membosankan. Namun ingat, kita tidak bisa mendapat gambaran yang jelas tentang kondisi finansial bisnis tanpa catatan-catatan tersebut.

Mencatat transaksi bisnis bisa dilakukan dengan hal yang sederhana saja. Saya pernah menulis artikel tentang hal ini di Cara Mudah Pembukuan Bagi Usaha Kecil.

3. Susun Anggaran (Budgeting)

Penyusunan anggaran menjadi hal penting dalam setiap bisnis karena membantu pemilik usaha untuk mengalokasikan dana sesuai kebutuhannya. Dengan budgeting, kita jadi punya panduan akan hal-hal mana sajakah yang perlu diprioritaskan keuangannya, termasuk batasan-batasan belanjanya.

Contoh, berdasarkan catatan keuangan yang lalu, ternyata bisnis kita kurang promosinya. Maka untuk itu, kita mengalokasikan dana sebesar 2 juta rupiah untuk promosi. Alokasi dana tersebut merupakan batasan yang boleh kita gunakan untuk keperluan promosi dalam jangka waktu tertentu (misalnya untuk 3 bulan). Kalau ternyata bisa kurang dari jumlah tersebut, maka kita sudah melakukan penghematan (jangka waktu sama tapi biaya lebih rendah).

Untuk pelaksanaannya, budgeting bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya budgeting untuk satu bulan ke depan, tiga bulan ke depan, ataupun satu tahun ke depan. Namun umumnya budgeting disusun untuk satu tahun ke depan.

Budgeting pada dasarnya adalah rencana belanja/pengeluaran yang dialokasikan menurut pos-pos pengeluaran. Misalnya budget untuk belanja bahan baku, budget untuk promosi, budget untuk gaji karyawan, dan sebagainya. Dengan demikian, ada baiknya jika kita memulai membuat daftar jenis-jenis pengeluaran bisnis. Ini bisa dilakukan dengan tulis tangan, ataupun menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel.

* * *

Lancarnya sebuah usaha akan banyak bergantung kepada pengelolaan keuangan yang baik karena hal tersebut memungkinkan kita untuk mengetahui secara lebih jelas kondisi keuangan bisnis kita. Pemisahan akun, pencatatan transaksi keuangan, dan penyusunan anggaran adalah tiga langkah awal yang bisa diterapkan oleh pemilik usaha kecil ataupun rumahan menuju pengelolaan keuangan bisnis yang lebih baik.

Related posts:

1. 9 Tips Mengelola File di Komputer Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat,...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Ketika sampai di area parkir, saya melihat seorang pedagang bebek membawa muatannya. Pertama kali melihatnya, saya berdecak kagum. Begitupun dengan Tarie. Karena dalam satu motor ada banyak sekali bebek yang diangkut. Mirip-mirip pedagang ayam yang bisa membawa puluhan ekor dalam satu kali angkut.

Sambil naik motor pulang, saya dekati motor pedagang bebek tersebut untuk bisa melihat lebih jelas.  Namun tak lama kemudian rasa kagum saya berubah menjadi rasa iba kepada bebek-bebek tersebut, karena saya merasa mereka sedang menderita.

Bahkan saya lihat ada bebek yang terkulai lemas (sepertinya sudah mati), karena kepalanya berada tepat di samping mesin motor. Saya hanya bisa membayangkan apa yang dirasakan sang bebek. Kasihan sekali melihatnya.

Lebih jauh, kalau memang benar bebek tersebut mati dengan cara seperti itu, maka haram hukumnya untuk dimakan karena sudah menjadi bangkai.

Kalau saya ingat-ingat lagi, ternyata banyak juga pedagang yang memperlakukan hewan dagangannya hanya sebatas komoditas. Sehingga perlakuan mereka terhadap para hewan tersebut juga seadanya saja. Bahkan tidak beda dengan sekardus mie instan.

Satu hal yang perlu diingat adalah, ketika kita bisnis hewan, maka kita berurusan dengan mahluk hidup yang seperti halnya kita manusia, bisa merasakan sakit dan menderita.

Saya tidak mempunyai pengetahuan tentang handling ternak, tapi saya pikir dengan common sense saja kita bisa memperlakukan hewan dagangan dengan lebih baik. Misalnya, menghindari menumpuk bebek untuk dekat-dekat dengan knalpot ataupun mesin. Atau jangan menumpuk terlalu banyak karena akan berat bagi bebek yang paling bawah dan bisa mati lemas karena susah bernapas.

Kalau kita mau berpikir lebih jauh lagi, bagaimana kalau hewan dagangan yang tersiksa berdo’a kepada Allah dan doa’nya di jawab? Bisa-bisa yang kita dapatkan malah kerugian bukan sebaliknya.

Jadi pikir saya, silakan saja berdagang hewan, tapi perlakukanlah hewan-hewan dagangan kita dengan baik. Jangan hanya karena ingin menghemat atau ingin mendapatkan profit yang lebih tinggi, kita membiarkan hewan dagangan kita tersiksa. Karena ingat, hewan juga layaknya kita manusia, bisa merasakan sakit dan menderita.

No related posts.

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Namun demikian, kita patut memikirkan kembali pandangan kita terhadap profit itu sendiri. Apakah profit menjadi tujuan kita berbisnis? Atau profit merupakan efek dari aktivitas bisnis?

Profit layaknya pisau bermata dua. Di satu sisi bisa memotivasi kita untuk lebih kreatif dan efisien, tapi di sisi lain bisa menjebak para pelaku bisnis ke dalam dimensi keserakahan.

Rasanya cukup adil jika saya bilang dari semua peraturan dan perundangan niaga yang ada, sedikit banyak, ditujukkan untuk mengendalikan nafsu para pelaku bisnis untuk tidak mengeksploitasi segala kemungkinan demi kepentingan profit semata.

Bagi usaha kecil sendiri, profit tetap harus menjadi salah satu target pencapaian, namun bukan untuk dijadikan sebuah tujuan dalam berbisnis. Mengapa? Karena ketika profit diposisikan sebagai tujuan, maka bisnis tersebut menjadi rentan terhadap godaan-godaan yang mengajak kita untuk mengkesampingkan nilai-nilai keadilan dan prinsip saling menguntungkan antara produsen dan konsumen. Dalam arti lain, kita mudah untuk jadi serakah.

Lalu apa yang sebaiknya dijadikan tujuan?

Dengan jumlah kompetitor yang semakin banyak dan variasi produk yang mirip-mirip (contoh bisnis pakaian), pelaku usaha kecil dipaksa untuk bertindak lebih dari sekedar menjajakan dagangannya, yaitu dengan mengedepankan pelayanan. Hal ini penting, karena sekarang konsumen semakin kritis dan mempunyai keleluasaan lebih untuk memilih. Mereka juga semakin sadar akan hak-hak mereka sehingga kita dituntut untuk menerapkan prinsip saling menguntungkan.

Saya berpendapat, sebagus apapun produk kita dan semenarik apapun promosi yang kita lakukan, pada akhirnya, penjualan akan ditentukan oleh seberapa baik layanan yang kita berikan kepada calon pembeli. 

Mengacu pada kondisi di atas, maka sudah selayaknya tidak menempatkan profit sebagai tujuan berbisnis, tapi melayani sebagai tujuan kita. Dengan pelayanan yang baik, konsumen akan merasa diihargai kepentingannya dan mempunyai persepsi positif terhadap bisnis kita. Konsumen yang merasa dihargai berpotensi untuk menjadi pembeli yang loyal dan dengan sukarela mempromosikan bisnis kita ke orang lain. Kalau sudah begini, maka profitpun akan datang dengan sendirinya.

Semua orang yang berbisnis akan mengharapkan profit. Namun kalau kita memposisikan profit sebagai tujuan bisnis, maka usaha yang kita jalani akan rentan terhadap godaan keserakahan. Dengan persaingan yang semakin ketat, pelaku usaha dituntut untuk bertindak lebih dari sekedar menjajakan dagangannya. Dan untuk usaha kecil, ini berarti mengedepankan pelayanan kita.

Sambil terus menjaga kualitas produk, pelayanan yang baik akan menciptakan citra positif dan menumbuhkan bibit-bibit loyalitas konsumen. Kalau sudah begini, profit akan datang dengan sendirinya, sehingga memposisikan profit sebagai tujuan bisnis menjadi tidak relevan lagi.

Related posts:

1. 3 Cara Mudah Mempertahankan Profit Ada kalanya produk yang kita jual terlihat tidak begitu...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.

Yang tadinya berkutat di seputar gaji atau mencari lowongan pekerjaan, berubah menjadi sebuah dunia yang penuh dengan peluang. Kita pun akan termotivasi untuk mencari informasi dan mengolah akal untuk bisa mewujudkan peluang-peluang tersebut menjadi sebuah bisnis yang menguntungkan.

Peluang layaknya sebuah harapan yang memberi kita semangat untuk maju. Namun kita perlu menyikapi peluang dengan lebih berhati-hati. Karena dengan jumlah peluang yang begitu banyak, kita bisa kehilangan fokus dan dapat merubah orientasi kita dalam berwirausaha.

Dari pengalaman pribadi dan kisah orang-orang yang pernah saya temui, terbukanya berbagai peluang terkadang membuat kita menjadi terlalu “semangat”. Dalam artian, peluang ini diambil, peluang itu diambil, tanpa pertimbangan yang baik akan kemampuan untuk menggarap peluang-peluang tersebut. Kalau sudah begini, biasanya kita akan masuk ke dalam model bisnis Lumugada, Loe Mau Gue Ada.

Saya berpendapat bahwa jika ada sebuah usaha kecil menerapkan model bisnis Lumugada, maka motivasi terbesarnya adalah untuk cepat-cepat kaya. Padahal kalau kita perhatikan, bisnis-bisnis besar yang sustainable bukanlah bisnis yang menjadi besar secara instan. Semuanya dimulai dan melalui berbagai proses dan tahapan.

Model bisnis Lumugada tidak hanya membuat kita kehilangan fokus, tapi juga membuat bingung konsumen. Ini karena konsumen akan menemui kesulitan untuk mengasosiasikan usaha kita dengan produk/jasa tertentu. Padahal bagi usaha kecil, hal tersebut merupakan faktor penting dalam menjalankan dan mengembangkan usaha.

Pencitraan yang terbentuk dari model bisnis Lumugada adalah sebagai broker atau middle person. Sah-sah saja jika memang itu bidang usaha yang akan ditekuni. Tetapi bagi seorang broker sekalipun, dia perlu menentukan bidang yang akan digeluti. Saya pikir seorang broker yang menclak-menclok kesana-kemari adalah broker yang tidak akan efisien dalam menggunakan sumberdayanya.

Jika ada yang beranggapan model bisnis Lumugada sebagai diversifikasi usaha, saya pikir itu hanya mengada-ada, terlebih bagi usaha kecil. Diversifikasi umumnya dimungkinkan jika kita sudah memiliki sumber dana yang memadai untuk ekspansi. Jika belum, maka fokus pada satu bidang usaha merupakan pilihan yang terbaik.

Memasuki dunia wirausaha adalah memasuki dunia yang penuh dengan peluang. Peluang layaknya sebuah harapan yang memberi kita semangat untuk maju. Namun kita juga perlu cermat dalam menyikapi peluang agar kita tidak kehilangan arah dalam menjalankan bisnis.

Model bisnis Loe Mau Gue Ada bukanlah model bisnis yang tepat bagi usaha kecil karena model ini cenderung membuyarkan orientasi bisnis yang sedang dibangun. Bagi usaha kecil, fokus pada satu bidang usaha merupakan langkah awal dalam membangun sebuah fondasi yang kuat untuk melakukan diversifikasi bisnis di kemudian hari.

No related posts.

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.