AdityaFajar.com

Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File-file bisnis yang tersusun rapih dalam komputer tidak hanya memudahkan anda, tapi juga membuat anda dan karyawan bekerja lebih efisien.

Berikut adalah 9 tips dalam pengelolaan file di komputer anda:

1. Buat Folder Khusus

Buatlah satu folder khusus untuk menyimpan file-file bisnis. Anda bisa membuatnya di mana saja asal mudah diingat dan memiliki freespace yang memadai, misalnya di C:\MYBUSINESS atau D:\USAHAKU.

Namun demikian, saya tidak menyarankan untuk membuat folder khusus ini di mana folder Windows juga berada (biasanya C:\WINDOWS).  Ini dimaksudkan untuk menghindari skenario-terburuk di mana instalasi Windows menjadi rusak dan membutuhkan format ulang.

Komputer saat ini umumnya membagi harddisk menjadi beberapa bagian (partisi). Sehingga anda mempunyai drive C:, D:, E:, dan seterusnya. Maka bila instalasi Windows anda berada di drive C:, maka buatlah folder khusus di drive D: atau E:.

2. Buat Sub-Folder dalam Folder Khusus

Setelah anda membuat folder khusus di atas, maka buatlah lagi folder-folder di dalam folder khusus tadi berdasarkan pengelompokkannya. Misalnya folder Invoice untuk menyimpan file-file invoice anda. Begitupula dengan folder Akuntansi, untuk menyimpan file-file yang berhubungan dengan akuntansi usaha anda.

Akan lebih baik jika anda membagi lagi folder-folder tadi berdasarkan tahun. Contoh, dalam folder Invoice, anda buat lagi folder berdasarkan tahunnya misalnya 2008, 2009, 2010. Dengan demikian anda dapat dengan mudah mencari invoice sesuai tahun yang dimaksud.

Namun demikian, jika usaha anda masuk dalam kelompok penyedia jasa seperti konsultan, maka saya sarankan untuk membagi folder berdasarkan nama klien.

Contoh, folder Invoice dibagi berdasarkan Klien A, Klien B, dan Klien C. Baru kemudian anda buat lagi folder di Klien A berdasarkan tahun, 2008, 2009, 2010. Begitu pula dengan folder Klien B dan C dan seterusnya.

3. Gunakan Standar Penamaaan yang Baku

Buatlah penamaan baku untuk file-file bisnis anda, seperti misalnya dengan memberikan kode. Contoh, kode Invoice dengan INV, proposal dengan PROP, surat menyurat dengan SRT, dan sebagainya. Letakkan kode-kode ini pada setiap file yang anda simpan.

Saya ilustrasikan:

• INV-No1200-040410 adalah file Invoice nomor 1200 tanggal 04 April 2010.
• SRT-PTLangitUtama-050310 adalah file Surat kepada PT. Langit Utama tertanggal 05 Maret 2010

Sosialisasikan standar penamaan ini kepada para karyawan sehingga terdapat keseragaman di seluruh file yang tersimpan.

4. Buat Template

Template adalah cetak dasar untuk file-file yang sering anda buat. Misalnya untuk surat keluar. Dalam template surat keluar anda membuat format dasarnya dan untuk menggunakannya tinggal mengisi space-space yang sudah disediakan.

Misalnya seperti ini:

Kepada Yth. <Nama Penerima>
Perkenalkan nama saya <Nama Karyawan> dari PT. Sigma Rosa. Dalam kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengenalkan <Nama Produk>…

Dengan menggunakan template, anda meminimalisir kesalahan (file-ter-overwite) yang umumnya disebabkan oleh menekan tombol save tanpa sadar. Sehingga kalaupun ada kesalahan, maka yang ter-ovewrite adalah file template, dan bukan file yang sudah ada data penting didalamnya.

5. Biasakan “Save As”

Ada kalanya anda membuka file yang sudah terisi data yang sesuai sehingga anda tidak perlu memulainya dari awal. Nah, untuk menghindari kesalahan overwrite, maka biasakanlah menyimpan dengan “Save As” (menu File-Save As).

6. Compress File Lama

Untuk menghemat space harddisk, anda bisa meng-compress file-file lama misalnya dengan membuat file zipnya. Selain bisa menghemat space, file yang di-compress bisa membuat folder terlihat lebih rapih.

Selain dalam format ZIP anda juga bisa membuat dalam format RAR (tergantung selera).

Jangan lupa untuk memberikan nama file yang sudah di-compress dengan nama yang mudah dimengerti.

7. Defragmentasi

Seiiring berjalannya waktu, file yang tersimpan dalam harddisk akan “tercecer” (fragmented), sehingga memakan waktu lebih lama untuk diakses dan beresiko untuk menjadi rusak.

Defragmentasilah harddisk anda secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

8.  Gunakan View-Details dan Show Extension di Windows Explorer

Secara default, Windows Explorer menampilkan file dalam bentuk Thumbnail. Walau setting ini terlihat bagus, namun mempunyai beberapa kelemahan seperti tidak tahu extension, tidak tahu ukuran file, dan rentan dengan virus yang menyamar.

Untuk itu, saya menyarankan untuk merubah setting Windows Explorer anda menjadi View-Details dan Show Extension.

• Buka Windows Explorer.
• Untuk merubah View menjadi Details, klik menu View – Details. Maka file akan terlihat secara rinci.
• Untuk menampilkan extension, klik menu Tools – Folder Options. Setelah itu klik Tab “View” dan kemudian uncheck Hide Extensions for known file types.

Setelah itu, klik tombol Apply to All Folders. Pilih Yes ketika muncul pertanyaan.

9. Backup Secara Rutin

Salah satu hal terpenting dalam pengelolaan file adalah membackup. Backup bertujuan agar anda memiliki file cadangan yang serupa sehingga ketika terjadi kegagalan sistem komputer, file anda tetap aman.

Membackup dapat dilakukan dengan berbagai cara. Yang paling mudah adalah mengcopy file ke flashdisk. Sedangkan yang paling ideal menurut saya adalah mengcopy file bisnis anda ke dalam CD-ROM.

Selain mengcopy ke media penyimpanan seperti flashdisk atau CD-ROM, anda juga bisa mengirimkan file backup ke email account anda seperti di Gmail. 

Saat ini Gmail menyediakan sekitar 7 gigabyte space secara gratis (dan terus bertambah). Space ini bisa anda manfaatkan sebagai sarana penyimpanan file.

Caranya mudah, tulis dan kirim email ke alamat Gmail anda sendiri dan upload file backup sebagai attachment (saat ini besar file maksimum yang diijinkan Gmail adalah 25 MB). Hal yang perlu diingat dengan metode ini adalah untuk selalu menjaga kerahasiaan password Gmail anda.

Apapun teknik backup anda, pastikan dilakukan secara rutin, setidaknya seminggu sekali.

* * *

Apapun jenis dan ukuran usaha anda, cepat atau lambat, pasti akan berhubungan dengan penyimpanan file. File yang tersimpan rapih dan baik akan memudahkan anda dan karyawan anda bekerja lebih efisien.

Demikian pula dengan file-file yang tersimpan dalam komputer. Jika dikelola dan simpan secara teratur, maka akan membuat anda menjadi lebih nyaman untuk menjalankan usaha.

Related posts:

1. 3 Hal Mudah Mengelola Keuangan Usaha Lancarnya sebuah usaha akan banyak bergantung kepada pengelolaan keuangan yang...

Related posts brought to you by Yet Another Related Posts Plugin.