Hidup sebuah non-profit organization (NPO) atau non-governmental organization (NGO) sangatlah bergantung kepada keberhasilan manajemen NPO untuk berkomunikasi dengan publiknya. Baik-buruknya komunikasi sebuah NPO akan berpengaruh kepada persepsi yang ada di masyarakat terhadap NPO yang bersangkutan. Masyarakat dalam konteks ini tidak hanya terbatas kepada masyarakat yang kita mengerti pada umumnya, namun termasuk donor dan calon donor.

Khusus dalam menghadapi donor dan calon donor, NPO mempunyai kepentingan yang besar untuk menciptakan sebuah persepsi yang baik. Semakin baik persepsi yang diterima NPO dari donor-donornya, maka semakin besar pula kesempatan NPO tersebut untuk bekerja sama.

Lalu bagaimanakah menciptakan persepsi yang baik di mata donor? Salah satu cara yang dapat ditempuh sebuah NPO adalah membina komunikasi yang baik dengan mereka. Perlakukanlah mereka sebagai customer yang sangat sensitif terhadap layanan yang kita berikan. Jika mereka puas dengan layanan kita, maka mereka akan cenderung untuk terus melanjutkan kerja samanya.

Berkomunikasi tidaklah sebatas bagaimana kita berbicara dengan mereka, namun juga bagaimana kita memposisikan diri sebagai duta NPO yang kita wakili. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat kita tempuh untuk membina sebuah jalinan komunikasi yang baik dengan donor dan calon donor:

1. Latar Belakang Donor

Sebelum kita berpikir untuk mengirimkan proposal atau meminta waktu untuk bertemu dengan donor, luangkan waktu untuk mendapatkan informasi mengenai latar belakang si donor. Gunakan jaringan sosial kita sebagai sumber informasi. Manfaatkan internet dan juga liputan-liputan di media.

Hal ini dimaksudkan untuk menjadikan kita lebih siap menghadapi donor yang kita tuju.

2. Penampilan

Ketika kita bertemu dengan donor dan calon donor, adalah penting untuk mempresentasikan diri kita dengan baik. Gunakanlah pakaian yang sepantasnya, bersih, dan menarik. Ini bukan berarti kita harus tampil seperti artis, tapi tampilah seperti seorang professional.

Berpakaian yang baik dapat membantu kita dan organisasi kita memperoleh nilai “jual” yang lebih baik. Kenakan pakaian yang sesuai dengan karakter donor. Misalnya donor kita adalah sebuah perusahaan, gunkanlah jas atau dasi walaupun organisasi kita adalah organisasi lingkungan hidup yang banyak bekerja di lapangan.

3. Percakapan

Berbicaralah to the point dan transparan. Donor biasanya tidak mempunyai banyak waktu dan akan menghargai pembicaraan yang jelas dan tidak bertele-tele. Rencanakan sebelumnya topik-topik yang akan dibahas. Jika perlu lakukan latihan. Ajak rekan-rekan kerja untuk mensimulasikan suasana di mana kita akan bertemu donor.

Hal yang terpenting adalah menyiapkan diri untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan sulit yang akan diajukan oleh sang donor. Oleh karenanya buatlah daftar pertanyaan-pertanyaan yang besar kemungkinannya akan ditanyakan. Dengan demikian kita tidak akan terjebak dalam kebisuan ketika dihadapkan dengan pertanyaan-pertanyaan sejenis.

4. Proposal

Tulislah proposal dengan menggunakan tata bahasa yang baik. Hindari menggunakan kata-kata yang terlalu dipaksakan untuk terlihat canggih. Misalnya menggunakan kata consumers untuk konsumen, atau performance untuk menggantikan kata kinerja. Namun ini tergantung siapa donor kita.

Juga hindari menggunakan jargon atau istilah-istilah tidak banyak diketahui oleh khalayak ramai. Untuk amannya selalu sertai penjelasan setelah sebuah jargon disebutkan.

Gunakan jenis kertas yang baik. Kertas ukuran A4 80 gram biasanya sudah mencukupi. Bind proposal dengan menggunakan kawat. Jangan gunakan lakban (selotip hitam), karena ini terlihat asal-asalan. Apabila dana mencukupi gunakanlah jasa desainer grafis supaya proposal terlihat lebih menarik.

Jangan berbelit-belit dalam memberikan penjelasan. Konsep makin tebal makin menarik tidaklah berlaku.

5. Power Point Presentation

Sudah lumrah adanya apabila kita diharuskan mempresentasikan organisasi kita dengan menggunakan Power point. Gunakanlah desain dan warna yang konsisten di seluruh presentasi. Jangan gunakan kombinasi font dan warna terlalu banyak karena akan membuat presentasi anda menjadi “ramai”. Gunakanlah gambar/foto yang mendukung isi presentasi.

Kurangi atau hilangkan gambar-gambar yang sifatnya sebagai hiasan. Ingat, donor akan memberikan bantuannya bukan karena indahnya hiasan yang ada di presentasi power point kita.

Lamanya presentasi sebaiknya antara 15-25 menit. Lebih dari itu akan membosankan. Pilihlah isi presentasi yang informatif dan mempunyai impact lebih. Hilangkan materi-materi yang tidak signifikan dan hanya membuat presentasi kita menjadi lebih lama.

Latihan, latihan, dan latihan. Apabila kita menguasai materi presentasi dengan baik maka kita akan terlihat lebih meyakinkan. Sempatkan waktu untuk mengajak rekan-rekan melihat presentasi kita dan minta pendapat mereka. Mereka biasanya akan dengan senang hati memberi masukan dan kita pun mempunyai kesempatan untuk melakukan perbaikan.

Power point mempunyai fitur yang dapat membantu kita berlatih. Silakan konsultasikan menu Help di Power point. Perlu dicatat, Power point tidak memberikan presentasi. Power point memberikan slide, sedangkan kita adalah yang memberikan presentasi. Oleh karenanya, kuasai materi presentasi dengan baik.

6. Sabar

Bukan hal yang aneh apabila donor menerima beberapa proposal. Menghadapi hal ini biasanya mereka butuh waktu untuk menentukan kepada siapa dana bantuan akan disalurkan. Ini bisa memakan waktu berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.

Jangan cepat menyerah. Tetap pelihara hubungan professional kita dengan donor. Bila perlu berikan salinan laporan-laporan kegiatan kepada mereka selama proses menunggu.

Kita juga dapat mengundang mereka untuk melihat langsung program-program yang ada di organisasi kita. Kita tidak perlu berkecil hati apabila mereka tidak bisa datang atau bantuan masih saja belum keluar walaupun sang donor sudah melihat langsung kegiatan-kegiatan kita.

Ingat, jangan sampai memberikan kesan “mengemis”. Sekali ini terjadi, kredibilitas organisasi kita akan turun. Tunjukkan bahwa organisasi kita adalah organisasi yang tahan banting dan tidak mudah mengeluh apabila menemui kesulitan.

7. Laporan

Ok, donor sudah bersedia membantu program-program yang kita ajukan. Adalah kewajiban kita untuk melaporkan setiap penggunaan dana yang kita gunakan.

Berperan aktiflah. Jangan memberi laporan hanya apabila donor memintanya. Selalu berikan laporan walaupun donor tidak menanyakan. Mereka akan menghargai ini dan kredibilitas kita sebagai organisasi profesional pun akan terjaga.

Terapkanlah praktek di mana kita memberikan laporan pada interval yang sudah ditentukan. Misalnya seminggu sekali untuk laporan kegiatan dan sebulan sekali untuk rangkuman kegiatan pada bulan tersebut.

8. Bersikap Realistis tentang Gaji

Sebuah NPO atau LSM tidaklah berbeda dengan organisasi lainnya. Mereka membutuhkan pengeluaran tetap untuk bisa berjalan, termasuk gaji karyawan. Utarakan hal ini dengan donor, dan mereka biasanya akan mengerti.

Ada baiknya apabila akita menyertakan neraca keuangan yang menyangkut biaya operasional rutin dalam proposal.

Tinggalkan calon donor yang mempunyai pandangan bahwa NPO/LSM adalah organisasi sukarela dan tidak sepatutnya mereka yang bekerja di dalamnya untuk menerima gaji. Apabila tidak memungkinkan, berikan penjelasan dan pengertian kepada calon donor tersebut dengan cara yang baik.

9. Libatkan Donor

Libatkan donor dalam kegiatan-kegiatan kita. Selalu informasikan kepada mereka apabila ada kegiatan-kegiatan di mana mereka bisa berpartisipasi. Manfaatkan momentum ini untuk memperkokoh hubungan yang sudah terjalin.

Kirimkan foto-foto yang memperlihatkan peran aktif mereka dalam sebuah kegiatan. Misalnya ketika donor ikut membantu membersihkan pantai yang kotor. Selain sebagai kenang-kenangan, foto-foto tersebut dapat pula digunakan oleh donor sebagai bahan publikasi mereka ke media.

10. Siap membantu Donor

Ada kalanya donor meminta bantuan juga. Misalnya untuk memberikan pelatihan kepada karyawan mereka tentang bidang-bidang yang memang organisasi kita ahli di dalamnya. Sebut saja LSM A bergerak dibidang pemanfaatan sampah, dan donor meminta mereka untuk memberikan pelatihan bagaimana membuat kompos yang benar.

Namun yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai kita memberikan bantuan yang sifatnya melanggar hukum atau yang sekiranya merusak reputasi organisasi. Kita tetap perlu menjaga integritas organisasi.

11. Ungkapkan rasa terima kasih

Sampaikan ungkapan rasa terima kasih kepada donor, termasuk apabila proposal kita ditolak. Kirimkan surat yang menyatakan rasa terima kasih atas perhatian yang telah mereka berikan. Gunakan bahasa yang baik dan benar. Isinya tidak perlu yang mendayu-dayu atau menjadi sangat puitis.

Popularity: 37% [?]